初 步 提 案
新竹職業訓練中心
本頁依據 2026 年 8 月 13 日需求會議內容，以及後續針對現有網站、作業流程、Notion 授權、政府補助與資料安全議題的初步查證整理而成。目的是先協助貴單位釐清現況、確認導入方向，並說明為何建議先進行前期顧問需求訪談與系統分析，再進入正式建置階段。
依首次會議的承諾，我們已代為查詢 30 人以下企業可申請的數位轉型補助。
| 項目 | 查詢結果 |
|---|---|
| 補助內容 | 員工數位培訓課程，12 小時以上，可搭配軟體使用費 |
| 補助金額 | 每位完訓員工最高 NT$10,000，每家上限 NT$100,000 |
| 受理申請期間 | 至 2025 年 12 月 31 日 17:00 止，已截止 |
| 補助期間 | 至 2026 年 3 月 31 日，已結束 |
| 新梯次 | 截至查詢日尚未公告 |
| 官方網站 | www.dtts.org.tw |
| 諮詢電話 | 02-2162-1101 |
貴單位的營運作業已具備完整經驗與成熟流程，但許多關鍵環節仍仰賴人工銜接、資深同仁的記憶，以及分散在各處的文件。
目前日常作業分散在五個地方：
課程上架、線上報名、繳費與查詢
歷年文件、教材與卷宗掃描檔
報備、簽到、成績與結案資料
排課邏輯與講師媒合判斷
臨時異動與日常溝通
這五者之間目前沒有完整連線，許多銜接仍需靠人工確認、人工抄寫、人工追蹤。這樣的作業方式在過去能支撐日常營運，但隨著學員量、課程量、文件量與評鑑要求增加，人工銜接的成本與風險也逐漸提高。
報價從詢問到成交會經過多個階段，目前每個階段都可能需要重新填寫或複製客戶資料，造成時間浪費，也增加錯誤機率。未來希望能讓資料只輸入一次，後續流程自動沿用。
每一堂課從報備、審查、簽到、成績、結案到卷宗歸檔，涉及多個步驟與人員。目前較難一眼掌握：
未來希望能透過管理儀表板直接掌握進度與異常。
排課與講師媒合高度依賴資深同仁的經驗，例如哪位講師適合哪類課程、何時適合排課、哪些組合容易出問題、臨時異動該怎麼處理。這些知識若未被整理下來，未來新人接手時會有斷層風險。
每月、每季需要整理人次、營業額、成長率等管理報表，目前仍需人工拉表、整理與製作圖表。未來希望讓日常資料自然累積，主管需要時可直接查看即時儀表板。
本案的本質
不只是導入一套工具，而是協助貴單位把多年累積的營運經驗，轉成可傳承、可追蹤、可管理的數位流程。
這個案子的難度不在單一技術，而在於流程環節多、彼此交錯。
報價流程、班務卷宗、排課媒合、ISO 文件、舊系統資料、學員查詢、證書與評鑑資料，彼此之間都有關聯。如果沒有先釐清流程邊界與資料流向，直接進入建置，很容易發生以下問題：
因此我們認為，投入正式開發或建置之前，先把流程梳理清楚，才是決定成敗的關鍵步驟。
以下為依 8 月 13 日需求會議內容整理的初步優先順序，不是我方的最終建議排序。實際導入順序仍需透過前期顧問需求訪談，進一步確認各部門的使用情境、急迫程度與系統可行性。
| 優先度 | 子系統 | 主要使用者 | 核心問題 |
|---|---|---|---|
| 短期 | 報價流程 | 業務、會計、主管 | 多階段重複填資料、進度難追蹤 |
| 中期 | 班務管理 | 行政、主管 | 卷宗流程無法即時掌握 |
| 中期 | 排課與講師媒合 | 教務、行政 | 排課知識依賴資深同仁記憶 |
| 長期 | 知識庫與 ISO 文件 | 全體同仁 | 文件分散在 NAS，版本與有效期難管理 |
| 持續累積 | 管理儀表板 | 主管 | 每月每季報表需人工整理 |
核心原則
我們不是要替換貴單位現有的系統，而是在現有基礎上補一層日常營運骨幹。既有報名系統已承擔課程上架、報名、繳費與查詢等功能，這些不應輕易更動，尤其在系統已運作多年、又可能與總會或其他據點共用的情況下，更應優先維持穩定。
| 層級 | 內容 | 原則 |
|---|---|---|
| 第一層 既有系統 |
學員線上報名、課程上架、繳費、報名查詢、學員個人資料、簽到表產出、NAS 舊檔案 | 保留不動 |
| 第二層 Notion 營運骨幹 |
報價流程、排課與講師媒合、班務卷宗、ISO 文件庫、知識庫、管理儀表板、待辦追蹤 | 由我方協助建置， 貴單位可自行維護 |
| 第三層 少量客製工具 |
複訓提醒、特定資料同步、自動化小工具 | 需求確認後再評估， 第一期不急著開發 |
這樣的設計可以避免一開始就大規模客製開發，也能降低導入風險。
以「課程場次」為核心，而不是以「學員」為核心
這是本案最重要的資料設計原則。
原因如下：
至於學員主檔、個資、報名紀錄與既有查詢資料，應在需求分析階段進一步確認保留位置與資料流向。
未來理想狀態下，一堂課可以被視為一條完整的生命週期。
不是所有事情都用 Notion 做，也不是所有事情都客製開發，而是依照不同需求選擇最適合的方式。
貴單位目前最缺的不是單一功能，而是一套可持續調整的內部系統框架。在缺乏這個框架的情況下，優先順序應該是：先把流程整理清楚，將流程系統化，將日常作業數位化，讓資料可以累積，未來再在這個基礎上導入更多自動化與 AI 應用。
也就是說，AI 化不是第一天就發生，而是需要先有清楚的流程、結構化的資料與可被搜尋的知識庫。
在初期需求仍容易變動的情況下，Notion 的優勢是建立速度快、初期成本相對低、修改方便、自由度高，欄位與流程模板可以持續調整，貴單位未來也可以自行維護，不需要一開始就把所有規格定死。
相較之下，如果一開始就開發全新的客製系統，通常需要在前期高度確認規格與架構。否則後續每一次修改，都可能要重新開發、額外報價、等待排程、重新測試，並再花時間溝通需求。
本案不是單純做一套表格，而是可以分三階段逐步提升。
把原本分散在紙本、NAS、LINE 與個人記憶裡的流程，先整理到統一的數位工作區；當流程開始在系統中運作，資料就會自然累積；當知識庫、SOP、卷宗與資料庫建立完成後，AI 才有足夠的資料可以協助查找與回答。
依 Notion 官方定價資訊，建議使用商業版方案。此費用由貴單位自行訂閱。
| 方案 | 年付價格 | 月繳價格 |
|---|---|---|
| Notion Business 商業版 | US$20／人／月 | US$24／人／月 |
以匯率 32 粗估，年付約 NT$640／人／月，換算約 NT$7,680／人／年。實際金額仍以 Notion 官網與刷卡當時匯率為準。
AI 企業級搜尋與文件有效期驗證，只有商業版以上才有
這兩項是本案的核心價值所在，Plus 方案並不包含。
同仁可以直接用自然語言提問，例如「堆高機課程的簽到單範本在哪裡」、「ISO 文件最新版是哪一版」、「某堂課的結案流程做到哪裡」、「新人要看哪一份 SOP」。AI 會從貴單位自己的文件、資料庫與知識庫中找答案，並附上來源，讓同仁可以點回原始文件確認。這對新人培訓、文件查找、主管查詢與知識傳承都很重要。
商業版可支援文件有效期與驗證管理，協助避免過期文件無人察覺。這對 ISO 文件、SOP、教材與內部規範特別重要。
本案會涉及業務、會計、行政、主管，以及外部講師或協力廠商等不同角色。商業版可支援較細緻的資料庫權限設計，有助於區分誰可以看、誰可以編輯、誰只能查看特定內容。
商業版適合用於內部正式營運系統，可支援部門協作、權限管理、文件集中化、儀表板、任務追蹤、知識庫與 AI 搜尋。
授權費不一定要一次買到全員，可隨導入階段逐步增加。
| 階段 | 主要使用者 | 建議席次 | 年費概算 |
|---|---|---|---|
| 初期 | 業務、會計、主管 | 5 到 6 席 | 約 NT$3.8 到 4.6 萬／年 |
| 擴大使用 | 加入行政同仁 | 8 到 10 席 | 約 NT$6.1 到 7.7 萬／年 |
| 全面導入 | 全體同仁 | 10 到 12 席 | 約 NT$7.7 到 9.2 萬／年 |
由於貴單位涉及學員資料、課程紀錄與主管機關評鑑資料，資料安全需在系統規劃階段就先定義清楚。
我們不會直接假設某一種處理方式一定適用，而是會在前期顧問需求訪談中，將以下問題列為重點確認事項：
以下八項是我們認為會影響方案設計與報價精準度的關鍵變數，建議在前期顧問階段一併釐清。
需要確認既有課程系統的 API 串接，是新竹中心可自行決定，還是需要總會核准。
也需確認總會、中壢、台南是否使用同一套系統。若涉及總會系統，可能需要總會窗口一起參與後續會議。
需要確認後續若合作，合約主體是協會還是新竹中心，以及：
需要確認現有兩套系統是否由同一家廠商管理，以及：
目前尚未掌握講師端的作業方式，需確認：
本案尚有多個關鍵變數未確認。若直接進入建置，容易在過程中不斷修改範圍，造成時程延誤與費用追加。
接下來若要進行跨部門需求訪談，會需要接觸貴單位較細的內部資訊，例如現行報價表單與文件範本、課程系統可讀欄位、API 或外包廠商技術資訊、ISO 文件架構、班務卷宗範本、講師資料、往年課表、內部流程與權限設定，以及部分可能涉及學員資料的流程說明。
前期顧問階段完成後，將交付一份可作為後續正式建置藍圖的系統分析文件。
整合各部門問卷與訪談結果，整理現況流程、主要需求、角色分工、系統功能需求與後續建置範圍，並提供完整功能規格書。
以視覺化方式呈現各模組關係、主要資料庫設計方向、資料庫連結方式、權限分層設計，以及 Notion 與既有系統、客製功能的分工邊界。
針對業務、會計、行政、主管、排課人員等不同角色，描繪從進入系統、使用功能、完成工作到產出結果的完整情境。
貴單位可將規格書用於內部討論、預算申請，或作為後續向其他廠商詢價比較的依據。
前 期 顧 問 費 用
NT$30,000含稅，一次性費用
費用可全額折抵
若後續由本團隊承接正式建置，前期顧問費可全額折抵後續建置費用。
我們建議下一步先出具一次性顧問分析服務報價單，效期為 7 日內有效。
報價單確認後，即可進入前期顧問分析階段，包含簽署 NDA、發送員工問卷、安排線上或線下需求訪談，並開始整理系統分析與導入規劃文件。
Notion 訂閱費用由貴單位直接向 Notion 訂閱，不含於本報價內。我方可協助提供方案建議、席次規劃與導入設定，但帳號與訂閱本身由貴單位自行持有與付款。
所有合作過程中涉及的資料、文件與討論內容，均受保密協議保護，僅供本專案內部使用。在進行跨部門訪談與檢視內部文件前，建議雙方先完成 NDA 簽署。
顧問分析成果文件，於簽署報價單確認合作後 14 個工作天內交付。
系統建置時程將依確認後的模組規劃細節進行估算。
貴單位目前的問題，不是缺少經驗，而是多年累積下來的流程與知識，仍分散在不同工具、紙本、資料夾與人員記憶之中。
我們建議的方向，是先不急著推翻既有系統，也不一開始就投入高成本客製開發，而是先用 Notion 建立可維護、可調整的日常營運骨幹，再依實際需求補上少量必要的客製工具。
而前期顧問需求訪談，正是把這條路徑規劃清楚的第一步。